Formål og behandlingsgrunnlag
Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger om deg som ansatt for å administrere lønn og personalansvar. Det rettslige grunnlaget for behandlingen følger av personopplysningslovens artikkel 6 a) samtykke, b) oppfylle avtale og c) oppfylle rettslig forpliktelse samt ved behandling av sensitive personopplysninger artikkel 9 a) samtykke og b) oppfylle rettslig forpliktelse.
har det daglige behandlingsansvaret, og er ansvarlig for at opplysningene som samles inn behandles på en lovlig måte.
Opplysninger som samles inn
Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, lønnsnivå, skatteopplysninger og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid. I tillegg registreres det, ved noen av våre virksomheter, opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og tidsregistrering. Opplysningene hentes fra de ansatte selv.
Opplysninger om navn, stilling, arbeidssted, jobbtelefon, jobbepostadresse og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på fylkeskommunens nettsider.
Utlevering av data til tredjepart
Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer.
Lagring og sletting
Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven.
Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem. Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert og oppbevart. Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Personalmapper skal avleveres til Arkivverket. Tilgangen er begrenset til tjenstlig behov.
Om de ulike behandlingene
Behandling:
- Formål
- Lovgrunnlag
- Personopplysninger
- Sikkerhet
- Sletterutiner
Rekruttering:
- Rekruttering av ansatte i fylkeskommunen. Søker levere sine egne opplysninger, men opplysninger kan også komme fra vitnemålsportalen, fra referanser, og for enkelte stillinger fra Semac bakgrunnssjekk.
- Oppfylle en avtale om tilsetting, eller for å gjennomføre tiltak før tilsettelse, og for å kunne treffe et vedtak om tilsettelse, jamfør forvaltningslovens bestemmelser om enkeltvedtak
- Vi ber i utgangspunktet aldri om særlige kategorier opplysninger, med mindre det er relevant for den konkrete stillingen (se aml § 9-3). I enkelte stillinger behandles politiattester (se opplæringslova og helsepersonelloven). Ellers behandles:
- Navn og kontaktopplysninger for alle som deltar i rekrutteringen.
- Kjønn, fødselsnummer, kontonummer • Opplysninger om søkers utdanning, kompetanse og erfaring (inkludert vitnemål, CV, attester o.l)
- Søkers og referansers vurderinger, våre vurderinger
- Opplysninger knyttet intervjuer, tilbud og avslag
- Opplysningene om søker deles internt med de som har en rolle i rekrutteringsprosessen. Disse har taushetsplikt. Videre:
- Offentlig søkerliste legges på postlisten som publiseres på internett
- Utvidet søkerliste utleveres til andre søkere på forespørsel
- Dine referanser kan få vite at du har søkt stilling, og spørsmålene vi stiller til referansen vil være knyttet til deg som person
- Databehandleravtaler er inngått og systemene er tilgangsstyrte.
- Opplysninger slettes etter maks 1 år, med mindre søker samtykker til lengre lagring i vår søkerportal. Opplysninger knyttet til den som tilsettes arkiveres og legges inn i våre administrative systemer
Se også